Ergänzende Datenschutzinformationen zur Verwendung unseres Videokonferenzsystems
Wir setzen als Videokonferenzsystem das Tool Microsoft Teams der Fa. Microsoft Corporation ein. Nähere Angaben zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement sowie unter https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy.
Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten
Bei der Nutzung unseres Videokonferenzsystems werden die Daten verarbeitet, die Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen:
- Angaben zum Nutzer: Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse (optionale Angabe), Profilbild, bevorzugte Sprache, weitere Nutzerangaben und -informationen (optionale Angaben) etc.
- Meeting-Metadaten: Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Servicedaten zur jeweiligen Sitzung und genutzte Systeme, ggf. Telefonnummern, Ort, Name des Meetings und ggf. Passwort des Veranstalters.
- Chat-, Audio- und Videodaten: Damit Audio- und Videoübertragung stattfinden können, benötigt die Anwendung Zugriff auf Ihr Mikrofon bzw. Ihre Videokamera. Sie können diese jederzeit selbst über die jeweilige Applikation stumm- bzw. abschalten. Ggf. von Ihnen gemachten Texteingaben im Chat werden ebenfalls verarbeitet, z. B. zur Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings.
- Telefonnummer (optional): Sollten Sie für die Einwahl an einer Videokonferenz ein Telefon verwenden (optional), wird ggf. Ihre Telefonnummer gespeichert
- Bei Aufzeichnungen (optional, bzw. nur mit Einwilligung): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Sofern „Online-Meetings“ aufgezeichnet werden sollen, werden wir Sie im Vorfeld transparent darüber informieren, und – soweit erforderlich – um Ihre Zustimmung bitten. Ihre Zustimmung erfolgt freiwillig. Sie können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ab Widerruf wird die Aufzeichnung gestoppt.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen (oder Pseudonym) machen.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ sind:
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO – unsererseits besteht ein berechtigtes Interesse in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“
- Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO – die Meetings werden im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen durchgeführt
- § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG – sofern personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, erfolgt die Datenverarbeitung zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
- Art. 6 Abs. 1 Lit. a DS-GVO und ggf. § 26 Abs. 2 BDSG (bei Beschäftigten) – Ihre Teilnahme an „Online-Meetings“ kann sich aus der Erteilung einer Einwilligung ergeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit von Ihnen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Werden die von Ihnen überlassenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?
Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten. In diesem Fall erfolgt das Routing von Daten über Internetserver, die sich außerhalb der EU befinden. Die Daten sind während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Eine Übermittlung der bei der Videokonferenz anfallenden Daten an ein in den USA ansässiges Unternehmen erfolgt zudem durch die Verwendung eines Produktes von Microsoft. Die EU-Kommission hat am 10.07.2023 durch einen Angemessenheitsbeschluss das Datenschutzniveau in den USA mit dem Datenschutzniveau in Europa gleichgesetzt, sofern das jeweilige US-Unternehmen nach dem Data Privacy Framework zertifiziert ist. Microsoft ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert (siehe: Data Privacy Framework List unter https://www.dataprivacyframework.gov/s/).